Notis Privasi

Notis ini menerangkan data peribadi yang diproses oleh iBDS, sebabnya, kepada siapa ia didedahkan, berapa lama ia disimpan dan hak anda di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA). Teks ini ialah draf dan bukan nasihat undang-undang.

1. Siapa yang bertanggungjawab

• iBDS ialah perisian dalam talian untuk syarikat membuat dan menghantar sebut harga, invois, resit, nota kredit dan nota debit.
• Data pelanggan syarikat: syarikat yang menggunakan iBDS ialah pengguna data bagi data pelanggannya sendiri (contohnya nama, alamat dan dokumen pelanggan). iBDS memproses data itu bagi pihak syarikat tersebut. Jika anda pelanggan kepada syarikat sedemikian, hubungi syarikat itu dahulu tentang data anda.
• Pengendali iBDS ialah [nama pengendali — belum ditetapkan]. Pengendali ialah pengguna data bagi data akaun pengguna iBDS (nama, emel, log masuk) dan memprosesnya untuk menyediakan perkhidmatan.

2. Data yang kami proses

• Akaun: nama, alamat emel, kata laluan (disimpan sebagai cincangan, bukan teks asal), bahasa pilihan, dan tetapan pengesahan dua faktor jika anda menghidupkannya (rahsianya disimpan secara disulitkan).
• Rekod log masuk: masa, alamat IP dan pelayar (user agent) bagi 50 log masuk terkini dan 50 cubaan gagal terkini anda. Sesi log masuk juga menyimpan alamat IP dan pelayar.
• Data syarikat: profil syarikat, akaun bank untuk arahan bayaran, ahli dan peranan mereka, serta tetapan.
• Data yang dimasukkan oleh syarikat: pelanggan (nama, syarikat, emel, telefon, alamat, nombor pendaftaran, TIN, nombor pengenalan dan nota), katalog, dokumen, bayaran, penyata, invois berulang dan rekod emel yang dihantar.
• Fail yang dimuat naik: logo syarikat, dan fail invois lama untuk import sejarah (PDF atau imej).
• Log audit: rekod perubahan dalam syarikat, termasuk siapa yang membuatnya, alamat IP dan pelayar.

Wajib dan pilihan: nama, alamat emel dan kata laluan wajib untuk membuat akaun; tanpanya anda tidak boleh menggunakan perkhidmatan. Pengesahan dua faktor, logo syarikat dan import sejarah adalah pilihan.

3. Sebab kami memproses data

• Untuk menyediakan perkhidmatan: membuat, menyimpan, menghantar dan berkongsi dokumen syarikat.
• Untuk keselamatan: log masuk, pengesahan dua faktor, rekod log masuk dan log audit.
• Untuk menghantar emel yang anda atau syarikat anda minta, dan notis keselamatan akaun.
• Untuk fungsi AI, hanya apabila ia dihidupkan dan anda menggunakannya (lihat bahagian 4).

Kami tidak menjual data dan tidak menggunakannya untuk pengiklanan.

4. Kepada siapa data didedahkan

• Penyedia AI (OpenAI): hanya apabila fungsi AI dihidupkan dan digunakan.
  • "Janaan AI" untuk teks lalai, nota dokumen dan penerangan katalog menghantar nama dagangan dan aktiviti perniagaan syarikat, nama, jenis dan unit item serta kuantiti, dan terma lalai (dengan nombor disembunyikan). Ia tidak menghantar nama, alamat dan maklumat hubungan pelanggan, dan selain cadangan harga (di bawah), tidak menghantar harga. Nama, jenis dan unit item dihantar seperti yang ditaip, jadi jangan masukkan butiran pelanggan di situ.
  • "Cadang harga" dengan Janaan AI menghantar aktiviti perniagaan dan bahasa dokumen syarikat anda, nama, jenis dan unit item, kuantiti baris, dan angka harga syarikat anda sendiri bagi item itu (harga terkini, terendah, tertinggi dan purata, bilangan jualan, serta harga terakhir dan tarikhnya bagi pelanggan yang dipilih). Ia tidak menghantar nama, alamat atau maklumat hubungan pelanggan, atau nombor dokumen.
  • Bacaan resit perbelanjaan menghantar fail resit itu sendiri (yang mungkin mengandungi nama dan butiran penjual atau pembeli) kepada OpenAI untuk dibaca, hanya selepas anda menandakan persetujuan bagi setiap resit. iBDS meminta penyedia tidak menyimpan jawapan itu. Resit disimpan bersama perbelanjaan hanya apabila anda klik Simpan; resit yang dibaca tetapi tidak disimpan dipadam dalam masa sehari.
  • Import sejarah menghantar fail yang dimuat naik itu sendiri, termasuk nama, alamat pelanggan dan harga di dalamnya, kepada OpenAI untuk dibaca. Ini berlaku hanya selepas anda menandakan persetujuan bagi setiap muat naik. iBDS meminta penyedia tidak menyimpan jawapan itu. Mengikut terma API penyedia, data tidak digunakan untuk melatih model AI, tetapi penyedia mungkin menyimpannya untuk tempoh terhad bagi memeriksa penyalahgunaan.
  • Penyedia AI mungkin memproses data di luar Malaysia.
• Penyedia emel: apabila penghantaran emel dihidupkan, untuk dokumen dan peringatan kepada pelanggan, penyata, jemputan, set semula kata laluan, pengesahan emel dan notis keselamatan. Penyedia emel juga mungkin memproses data di luar Malaysia.
• Meta (WhatsApp): apabila anda memautkan nombor WhatsApp anda dan menggunakan Pembantu di WhatsApp, mesej anda kepada nombor WhatsApp iBDS dan jawapan iBDS diproses oleh Meta (WhatsApp Business Platform), yang mungkin memprosesnya di luar Malaysia. iBDS menyimpan mesej itu selama 180 hari. iBDS tidak menghantar mesej WhatsApp kepada pelanggan syarikat.
• Kakitangan pengendali (pentadbir platform): boleh melihat data syarikat untuk sokongan dan pentadbiran. Tindakan mereka direkodkan dalam log audit syarikat itu.
• Penyedia pengehosan dan rangkaian: data disimpan pada pelayan yang dikendalikan untuk iBDS, dan trafik melalui penyedia rangkaian.
• Pelanggan syarikat: apabila syarikat menghantar dokumen melalui emel atau berkongsi pautan dokumen.

5. Kuki

iBDS hanya menggunakan kuki yang diperlukan untuk berfungsi: kuki sesi log masuk, kuki perlindungan CSRF, dan kuki "Ingat saya" jika anda memilihnya semasa log masuk. Tiada kuki analitik atau iklan, dan tiada skrip pihak ketiga. Halaman pautan kongsi untuk pelanggan tidak menetapkan kuki.

6. Berapa lama data disimpan

• Data akaun, syarikat dan dokumen disimpan selagi akaun atau syarikat itu wujud. Log audit disimpan bersama data syarikat.
• Sandaran dibuat setiap hari; secara lalai 14 sandaran terkini disimpan (kira-kira 14 hari). Data dan fail yang dibuang atau dipadam, termasuk fail import sejarah, kekal dalam sandaran lama sehingga sandaran itu digantikan.
• Fail import sejarah kekal sehingga anda membuang entri itu.
• Pemberitahuan dalam aplikasi dipadam selepas 90 hari.
• Rekod log masuk: 50 log masuk terkini dan 50 cubaan gagal terkini bagi setiap pengguna.
• Pautan kongsi tamat tempoh selepas 30 hari.

7. Keselamatan

Kata laluan disimpan sebagai cincangan. Pengesahan dua faktor tersedia. Sambungan menggunakan HTTPS, dengan perlindungan CSRF, dasar keselamatan kandungan (CSP) dan had cubaan log masuk. Data setiap syarikat diasingkan daripada syarikat lain, fail yang dimuat naik disimpan dalam storan peribadi, dan perubahan direkodkan dalam log audit.

8. Hak anda

• Anda boleh meminta akses kepada data peribadi anda, membetulkannya, mengehadkan pemprosesannya atau menarik balik persetujuan.
• Anda boleh menukar nama dan bahasa anda di Akaun saya. Alamat emel belum boleh ditukar sendiri; minta pertukaran melalui hubungan di bawah. Pemilik syarikat boleh memuat turun eksport data syarikat di Tetapan syarikat.
• Permintaan pemadaman boleh dibuat melalui hubungan di bawah.
• Untuk data pelanggan sesebuah syarikat, hubungi syarikat itu kerana ia pengguna data. Untuk permintaan lain, gunakan hubungan di bawah.
• Persetujuan untuk import sejarah diberi bagi setiap muat naik; anda boleh berhenti memuat naik pada bila-bila masa.

9. Perubahan pada notis ini

Setiap versi bertarikh. Apabila versi baharu diterbitkan, anda akan diminta menerimanya di Akaun saya.